Pedoman ADMINISTRASI IPM
PEDOMAN ADMINISTRASI
IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Pengertian
Dalam keputusan ini yang di
maksud dengan:
1. Kesekretariatan adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang berkaitan
dengan ketatausahaan dan surat-menyurat
organisasi.
2. Surat khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada
pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat, malainkan pecantuman
jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi
surat keputusan, surat instruksi, surat mandat, dan surat keterangan.
3. Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi yang
menyangkut bidang pengadaan
barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk kearsipan.
Pasal 2
Tujuan
Untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keseragaman
pengelolaan administrasi IPM dalam rangka menuju tertib organisasi.
BAB II
ADMINISTRASI PERSURATAN
Pasal 3
Surat
Surat terdiri atas surat umum dan surat khusus
Pasal 4
Keabsahan Surat
Surat Umum dianggap sah jika,
a.
Kop/kepala surat asli, tandatangan asli,
dan setempel asli
b. Kop/kepala surat fotocopy, tandatangan asli, dan setempel asli
c.
Kop/kepala surat asli, tandatangan
fotocopy, dan setempel asli
d. Kop/kepala surat foto copy, tandatangan fotocopy, dan setempel asli
Surat Khusus dianggap sah jika,
a.
Kop/kepala surat asli, tandatangan asli,
dan setempel asli
b. Kop/kepala surat asli, tandatangan fotocopy, dan setempel asli
Point c dan d pada ayat 1 dan point b
ayat 2 hanya bisa dilakukan ketika mendapat persetujuan Ketua Umum setempat
Pasal 5
Surat Umum
Bagan surat umum terdiri dari :
1. Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama Organisasi dengan perincian
sebagai berikut :
a.
Logo berada rata tengah dengan posisi
paling atas.
b. Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran dasar dan anggaran rumah
tangga.
c. Tulisan tingkat dan nama organisasi rata tengah, menggunakan bahasa
Indonesia dengan jenis huruf arial ukuran font 12 dipertebal berada di bawah
logo.
d. Warna tulisan tingkat dan nama organisasi adalah hijau.
2. Alamat sekretariat ditulis lengkap
dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail (e-mail) kota kedudukan dan kode pos dengan perincian sebagai
berikut :
a.
di tulis dengan warna hijau.
b. berada di paling bawah kertas surat.
c.
di tulis rata tengah.
3. Kalimat Basmalah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah ditulis dengan
huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat, dengan font sebagaimana dijelaskan
dalam lampiran contoh surat.
4. Nomor surat :
a.
Setiap nomor surat berlaku untuk satu
perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.
b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif,
misalnya:
Yth. PW IPM se- Indonesia
Yth. PD IPM se- Kalimantan Tengah
5. Lampiran Surat :
a. Lampiran merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan (dilampirkan) ke
dokumen utama. Lampiran dapat ditemukan dalam surat maupun dalam proposal.
b. Lampiran tidak disertai kop surat.
c. Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak ada lampiran
atau tidak menyertakan lampiran.
6. Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkan isi surat.
7. Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; Hijriah ditempatkan pada
bagian atas dan Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota tempat pembuatan
surat dicantumkan apabila mempunyai kantor lebih dari satu.
8. Tujuan
a. Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian
kata tujuan surat.
b. Sapaan dalam tujuan adalah “Yth.”
c. Penulisan tempat harus dituliskan kota atau provinsi tujuan surat misalnya
“di Yogyakarta”.
9. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.
10. Isi surat singkat, padat, menunjukkan perihal surat ditulis dengan mengacu
pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow
12, spasi satu.
11. Semboyan IPM “Nuun Walqolami Wamaa
Yasthuruun” digunakan pada tiap surat IPM dan ditulis dengan huruf latin.
12. Salam penutup
Wassalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri.
13. Penandatangan surat :
a. Penandatangan surat umum terdiri atas; Ketua Umum dan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum.
b. Jika salah satu dari keduanya berhalangan, maka penandatangan di lakukan
oleh Ketua Umum dan Sekretaris atau Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris
Umum.
c. Jika Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum sama-sama
berhalangan, maka penandatangan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris.
d. Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana, penandatangan
dilakukan oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum, jika berhalangan maka
pemberlakukannya berdasarkan jabatan hierarki seperti poin b dan c ayat ini.
e. Penulisan “Ketua Umum/Ketua”, ”Sekretaris Umum/Sekretaris”, “Bendahara”
diikuti tanda baca koma.
f. Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum/Sekretraris
atau Bendahara Umum/Bendahara, ditulis di bagian bawah.
g. Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut diikuti dengan NBA (Nomor Baku
Anggota) ditulis tebal tanpa garis bawah.
h. Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut dilarang menggunakan gelar
akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.
14. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah
kiri.
15. Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor personal untuk
konfirmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian paling bawah, jenis huruf
dibedakan dengan isi surat.
16. Kertas untuk surat resmi berwarna
putih (HVS) ukuran A4 80 gram.
17. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan seterusnya
merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.
18. Contoh bagan surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak
terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 6
Kode Surat Umum
Kode surat umum terdiri atas:
a. kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
b. kode klasifikasi tujuan surat,
c. kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat,
d. tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat,
e. nomor urut surat dalam satuan tahunan,
f. tahun surat di keluarkan.
Penjelasan sebagaimana point satu
adalah:
a. kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf dari A sampai C.
b. kode klasifikasi tujuan berisi angka 1 dan 2.
c. kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat berisi angka romawi.
d. tingkat pimpinan berisi singkatan pimpinan IPM.
e. nomor urut berisi angka yang berurutan dari satu surat ke surat yang lain.
f. tahun surat berisi angka tahun yang menunjukkan tahun miladiyah surat di
buat.
Contoh kode surat umum terdapat dalam
lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 7
Kode Klasifikasi Jenis Kepentingan Surat
Kode klasifikasi jenis kepentingan surat adalah sebagai
berikut:
1. A : urusan Organisasi.
2. urusan organisasi yang dimaksud angka 1 pasal ini meliputi :
permusyawaratan, acara/kegiatan, laporan aktivitas, perlengkapan, serta hal
lain yang berkaitan dengan urusan keorganisasian.
3. B : Urusan Personalia, pimpinan dan penghargaan.
4. urusan personalia, pimpinan, dan penghargaan yang di maksud angka 3 pasal
ini meliputi : pendaftaran, skorsing, keterangan individu, mutasi,
pemberhentian, pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat,
penghargaan, piagam penghargaan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan
personalia atau pimpinan.
5. C : urusan keuangan.
6. urusan keuangan yang di maksud angka 5 pasal ini meliputi: sumbangan,
iuran, infaq anggota/pimpinan, uang pangkal, permohonan dana, utang/tagihan
piutang, rekening bank/giro pos, tabungan/simpanan, kerjasama dalam bidang
keuangan dengan pihak luar, laporan keuangan, dan hal lain yang berkaitan
dengan keuangan.
Pasal 8
Kode Klasifikasi Tujuan Surat
Kode klasifikasi tujuan surat adalah sebagai berikut:
1. 1: Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya
adalah dari pihak Intern IPM dan
Persyarikatan.
2.
2: Ditujukan kepada individu atau institusi di luar IPM dan Persyarikatan.
Pasal 9
Kode Indeks Wilayah
Keterangan
kode indeks wilayah adalah sebagai berikut:
I : Nangroe Aceh Darussalam.
II :
Sumatera Utara.
III :
Sumatera Barat.
IV :
Jambi.
V :
Riau.
VI :
Bengkulu.
VII :
Sumatera selatan.
VIII :
Lampung.
IX :
DKI Jakarta.
X :
Jawa Barat.
XI :
Jawa Tengah.
XII :
Daerah Istimewa Yogyakarta.
XIII :
Jawa Timur.
XIV : Bali.
XV :
Nusa Tenggara Barat.
XVI :
Nusa Tenggara Timur.
XVII :
Kalimantan Barat.
XVIII :
Kalimantan Tengah.
XIX :
Kalimantan Selatan.
XX :
Kalimantan Timur.
XXI :
Sulawesi Utara.
XXII :
Sulawesi Tengah.
XXIII :
Sulawesi Selatan.
XXIV : Maluku.
XXV : Sulawesi
Tenggara.
XXVI : Papua.
XXVII : Maluku Utara.
XXVIII : Banten.
XXIX : Bangka
Belitung.
XXX : Gorontalo.
XXXI : Kepulauan Riau.
XXXII : Sulawesi Barat.
XXXIII : Papua Barat
Pasal 10
Surat Khusus
Surat Khusus terdiri dari:
1.
Surat Keputusan
2.
Surat
Keterangan/Syahadah/Penghargaan
3.
Surat Mandat
4.
Surat
Instruksi
Pasal 11
Bagan Surat Khusus
Bagan surat khusus terdiri dari
:
Kop/kepala surat sama formatnya
sebagaimana pasal 5 angka 1 di atas.
Alamat surat sama formatnya sebagaimana
pasal 5 angka 2 di atas.
Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi,
Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah
dengan huruf kapital ditebalkan dan bergaris bawah.
Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah
judul surat.
Untuk Surat Keputusan dan Instruksi,
dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata “tentang”. Sekaligus menjelaskan maksud
surat.
Isi surat, ditulis dengan mengacu pada
bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12,
spasi satu.
Tidak mencantumkan jumlah satuan
lampiran dalam surat.
Tidak mencantumkan salam pembuka dan
penutup.
Tanggal surat diletakkan di bagian akhir
isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan
pejabat berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu
ditetapkannya surat tersebut.
19. Penandatangan surat :
a. Surat Keputusan dan Keterangan penandatangan surat wajib terdiri dari
Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.
b. Surat Mandat dan Instruksi penandatangan sesuai hierarki pasal 5 angka 13
huruf b dan c.
c. Khusus Surat Keterangan yang bersifat syahadah pelatihan maka
penandatangannya terdiri dari Ketua Umum/Ketua yang membidangi disebelah kiri
dan Master of Training di sebelah kanannya.
20. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua merupakan
lanjutan surat tanpa disertai kop.
Contoh bagan surat khusus terdapat dalam
lampiran pedoman ini.
Pasal 12
Kode Surat Khusus
1. Kode surat khusus terdiri dari:
a. nomor urut surat masing-masing jenis surat khusus,
b. kode jenis surat khusus,
c. kode klasifikasi jenis kepentingan surat
d. kode wilayah,
e. tingkat pimpinan,
f. nomor urut surat keluar dalam setahun (gabungan surat umum dan khusus),
g. tahun dikeluarkan surat.
2. Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang merupakan bagian tak
terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 13
Kode Jenis Surat
Kode jenis surat segaimana pasal di atas adalah sebagai
berikut.
1. Surat Keputusan :
KEP.
2. Surat Instruksi :
INS.
3. Surat Mandat :
MAN.
4. Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan :
KET.
Pasal 14
Surat Kepanitiaan
1. Surat Kepanitiaan merupakan surat yang dikeluarkan oleh panitia yang telah
disyahkan oleh pimpinan melalui Surat Keputusan.
2. Panitia dapat mengeluarkan surat untuk kepentingan kegiatan yang
dimandatkan kecuali:
a. Surat Khusus seperti keputusan dan lainnya
b. Surat yang ditujukan untuk struktur Persyarikatan dan Instansi
Pemerintahan
Pasal 15
Kode Surat Kepanitiaan
1. Kode surat panitia terdiri atas kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
kode klasifikasi tujuan surat, kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat,
tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, jenis kepantiaan, nomor urut surat
dalam satuan kepanitiaan, dan tahun surat di keluarkan
2. Kode klasifikasi jenis kepentingan, kode klasifikasi tujuan, kode indeks
wilayah, dan tingkat pimpinan, menyesuaikan aturan dalam surat umum.
3. jenis kepanitiaan berisi singkatan kepanitiaan.
Pasal 16
Bagan Surat Panitia
Bagan surat panitia terdiri dari :
1.
Kop/kepala surat berisi logo, tingkat
dan nama kepanitian dengan perincian sebagai berikut :
a.
Logo panitia harus bernuansa/mencirikan
IPM
b. Tulisan jenis kepanitiaan dan tingkat organisasi
c. Desain dan penempatan logo serta penulisan jenis kepanitiaan dan tingkat
organisasi menyesuaikan kreativitas masing-masing kepanitian.
2.
Alamat sekretariat ditulis lengkap
dengan nama jalan, nomor telepon, electronic
mail (e-mail), kota kedudukan dan kode pos.
3.
Tidak ada aturan baku mengenai tata
letak Kop dan alamat sekretariat seperti dalam surat umum. Diserahkan kepada
kreatifitas panitia pelaksana.
4.
Kalimat Basmallah ditulis rata tengah.
Kalimat Basmalah dapat ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala
surat.
5.
Nomor surat :
a.
Setiap nomor surat berlaku untuk satu
perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.
b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif,
Misalnya:
Yth. Seluruh Pengisi Acara
6.
Penandatangan surat :
Penandatangan surat panitia terdiri
atas; Ketua dan sekretaris panitia.
Turut mengetahui Ketua Umum dibawah
ketua dan sekretaris panitia.
Penulisan “Ketua Umum/Ketua Panitia”,
”Sekretaris Panitia” diikuti tanda baca koma.
Penulisan nama ketua dan sekretaris
panitia serta ketua umum diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota) ditulis tebal
tanpa garis bawah.
Penulisan nama sebagaimana poin d
tersebut dilarang menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.
7.
Hal lain tentang bagan surat kepanitiaan
menyesuaikan bagan surat umum sebagaimana pasal 5.
8.
Contoh bagan surat panitia terdapat
dalam lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 17
Legalisasi Surat
1. Untuk melegalisasi, surat wajib di stempel yang menunjukkan keterangan
institusi pembuat surat.
2. Stempel pada surat umum dan khusus IPM diletakkan pada sekretaris
jenderal/umum/sekretaris.
3. Stempel pada syahadah pelatihan diletakkan pada ketua umum/ketua yang
membidangi.
4. Stempel pada surat panitia terdiri dari stempel panitia dan stempel
institusi; stempel panitia diletakkan pada sekretaris panitia dan stempel
institusi diletakkan pada ketua umum.
Pasal 18
Distribusi Surat
Untuk efisiensi waktu, surat dapat
disampaikan melalui Internet dengan elektronik
mail dan atau faksimile, dengan
syarat surat asli harus tetap dikirim
Untuk pemberitahuan awal, surat juga
bisa dikirimkan melalui SMS, telepon, jejaring sosial, dan media lainnya.
Surat yang dikirim melaluai elektronik mail dan atau faksimile harus lengkap (kop,
tandatangan, dan stempel).
Surat sebagaimana point 1 s.d 3 hanyalah
pemberitahuan untuk mempercepat komunikasi bukan untuk menjadi dasar hukum.
Surat mandat wajib dibawa ketika
kehadiran satu struktur ke struktur lainnya untuk urusan organisasi.
BAB III
ARSIP SURAT
Pasal 19
Pengertian
1. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data.
2.
Seluruh surat keluar dan surat masuk di catat berdasarkan klasifikasi jenis
surat maupun asal surat.
Pasal 20
Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi sebagaimana pasal 18
di atas adalah sebagai berikut:
1. berdasarkan Jenis Surat, yaitu: surat masuk dan keluar disimpan secara
terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk
pada surat yang diterima.
2. berdasarkan Asal Surat, yaitu: surat yang masuk disimpan berdasarkan asal
surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya
dengan klasifikasi sebagai berikut :
a.
Intern IPM (Wilayah, Daerah, Cabang,
Ranting)
b. Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain, Lembaga Amal
Usaha)
c.
Pemerintah dan Militer
d. Ormas/OKP, Parpol
3. berdasarkan Pokok isi/hal, yaitu surat disimpan menurut isi pokok surat,
dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut,
sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.
Pasal 21
Penyusutan
1. Untuk menghemat ruangan atau tempat penyimpanan arsip, maka perlu ada
penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi.
2. Penyusutan surat di lakukan terhadap:
a. Arsip/warkat yang telah berusia 2 tahun lebih.
b. Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
Pasal 22
Cara Penyusutan
Cara Penyusutan dilakukan dengan cara
penjilidan atau pemusnahan arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.
BAB IV
ADMINISTRASI PERBEKALAN
Pasal 23
Kantor
1. Untuk memperlancar gerakan maka masing-masing struktur Pimpinan (PR s.d
PP) wajib memiliki sekretariat/kantor.
2. Kantor merupakan pusat kegiatan dan administrasi IPM di masing-masing
struktur.
3. Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat kantor dan buku administrasi.
4. Buku-buku administrasi tersebut dinamakan administrasi
perbekalan
Pasal 24
Buku Administrasi
Buku administrasi terdiri dari:
1. Buku tamu yang berfungsi untuk mengisi daftar tamu masuk, kritik, dan
saran.
2. Buku Agenda Surat yang berfungsi untuk mencatat surat masuk dan keluar.
3. Buku Notulen Sidang yang berfungsi untuk mencatat hasil-hasil
rapat/sidang.
4. Buku Presensi Rapat yang berfungsi memuat daftar hadir Pimpinan dalam
setiap rapat/sidang.
5. Buku Inventaris yang berfungsi untuk mencatat barang-barang yang menjadi
milik organisasi/inventaris.
6. Buku Data Base yang berfungsi utuk memuat data yang diperlukan organisasi
seperti;
a.
Data pribadi personal pimpinan
b. Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
c.
Data jumlah anggota masing-masing
d. Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
e. Lain-lain yang diperlukan
7. Buku Catatan Kegiatan yang berfungsi untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan.
Pasal 25
Fasilitas Kantor
1. Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat
perkantoran.
2. Adapun peralatan kantor yang pokok adalah; Pc (personal computer)
dan Printer
3. Adapun alat penunjang adalah pesawat telepon, faksimile, scanner,
modem, camera teleconference, CCTV, dan lain-lain
BAB V
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
Pasal 26
Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang
menyangkut segala aspek keanggotaan IPM. Termasuk dalam hal ini adalah
pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).
Pasal 27
Kartu Tanda Anggota (KTA)
1. Kartu Tanda Anggota berfungsi sebagai tanda bukti bahwa seseorang secara
resmi telah menjadi anggota IPM.
2. Nomor Baku Anggota hanya dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
3. Permohonan nomor baku anggota IPM kepada PP IPM hanya bisa dilakukan oleh
Pimpinan Wilayah IPM
4. Teknis pembuatan Kartu Tanda Anggota hanya bisa dilakukan oleh Pimpinan
Pusat dan Pimpinan Wilayah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Biaya
administrasi pembuatan KTA adalah Rp. 15.000,-/buah.
6. Biaya
administrasi permohonan nomor anggota adalah Rp. 2.000,-/nomor.
Pasal 28
Prosedur Pembuatan KTA
1. Adapun
prosedur permohonan KTA dijelaskan sebagai berikut:
a.
Anggota IPM
dapat mengajukan permohonan KTA kepada PW IPM setempat
b.
Apabila PW
IPM setempat belum bisa melakukan pembuatan KTA maka bisa dikembalikan kepada
PP IPM
2. Adapun teknis permohonan adalah sebagai berikut :
a.
Anggota IPM
secara individu atau kolektif mengisi blanko resmi permohonan KTA
b.
Blanko
resmi permohonan KTA dikeluarkan oleh PP IPM dan dapat di download di www.ipm.or.id atau
langsung ke sekretariat PP dan PW IPM.
c.
Menyerahkan
foto resmi berwarna menghadap depan (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 3 X 4
sebanyak 2 lembar
d.
Membayar
biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
e.
Tanda tangan Ketua Umum pimpinan setempat
Pasal 29
Prosedur Permohonan Nomor Anggota
1. Adapun prosedur permohonan nomor anggota dari
PW IPM ke PP IPM adalah:
a.
PW
mengajukan surat permohonan nomor KTA ke PP IPM sebanyak yang dibutuhkan,
dengan kewajiban:
1)
Melakukan pengumpulan
blangko KTA (hard copy) dari anggota
IPM
2)
Melakukan input
pembuat KTA dalam bentuk shoft file.
3)
Menyerahkan
data-data beserta foto pemohon KTA dalam bentuk hard copy dan shoft file
ke PP IPM.
4)
Membayar
kas KTA sebesar Rp. 2.000,00 /nomor.
2. Nomor KTA akan diberikan jika kewajiban diatas telah di penuhi oleh PW
sebagai pembuat teknis KTA.
3. Standar bentuk, jenis dan format KTA mengikuti aturan yang ada dan akan
dijelaskan dalam bab mengenai atribut IPM.
Pasal 30
Buku Induk Anggota
Buku induk tetap
merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap.
Kolom buku tersebut antara lain :
1. Nomor Urut.
2. Nomor Baku Anggota.
3. Nama.
4. Asal daerah (PD. IPM yang bersangkutan).
5. Tempat Tanggal lahir.
6. Pendidikan.
7. Alamat.
8. No. HP
atau Telepon
9. Keterangan.
Pasal 31
Buku Mutasi
Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah
dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya. Kolom yang
diperlukan antara lain:
1. Nomor urut.
2. Nama.
3. Tempat Tanggal lahir.
4. Jabatan terakhir (sebelum mutasi).
5. Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi).
6. Kota tujuan mutasi.
7. Alamat dan kontak person serta e-mail setelah mutasi.
8. Keterangan
Pasal 32
Bentuk Mutasi
Macam - Macam Bentuk Mutasi:
Mutasi Domisili: perubahan status
domisili pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Mutasi domisili hanya dapat dilakukan
pada tingkatan yang setara, misalnya dari Pimpinan Daerah ke Pimpinan Daerah.
Mutasi
jabatan: perubahan status jabatan fungsional pada tingkatan pimpinan.
Pasal 33
Prosedur Mutasi
Prosedur Mutasi:
Mutasi Domisili
a. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan
Ranting/Cabang/ Daerah atau Wilayah asal
mutasi.
b. Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau Wilayah asal mutasi memberikan surat
keterangan mutasi kepada yang bersangkutan
dengan tembusan kepada Pimpinan IPM
tujuan mutasi dan diatasnya.
c. Selanjutnya yang bersangkutan melaporkan diri kepada pimpinan IPM tujuan mutasi.
Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya
kepada Pimpinan diatasnya.
BAB VI
LAPORAN ORGANISASI
Pasal 34
Ketentuan
Ketentuan
mengenai Laporan organisasi adalah sebagai berikut :
1. Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan
kepada pimpinan di atasnya secara berkala. Sistematika laporan setidaknya
berisi tentang keadaan IPM meliputi:
a.
bidang organisasi,
b. amal usaha,
c.
administrasi,
d. inventarisasi organisasi dan kegiatan-kegiatan,
e. laporan bidang/ lembaga khusus,
f.
problematika,
g.
usul dan saran
2. Adapun ketentuan waktu laporan ke struktur atasnya adalah:
a. Pimpinan Wilayah dan Daerah setiap tiga bulan
b. Pimpinan Cabang dan Ranting setiap dua bulan.
3. Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat
pimpinan.
4. Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau
tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
5. Masing - masing tingkat kepemimpinan membuat laporan pertanggungjawaban
untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di tiap tingkatan.
Laporan tersebut setidaknya terdiri atas;
a.
Pendahuluan
b. Kondisi Obyektif
c.
Keputusan Permusyawaratan Terdahulu
d. Konsep Dasar Program
e. Pelaksanaan Program
f.
Problematika yang Dihadapi
g.
Saran
h. Penutup
BAB VII
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 35
Jenis Atribut
Atribut Ikatan Pelajar
Muhammadiyah adalah sebagai berikut :
Lambang organisasi Ikatan Pelajar
Muhammadiyah
Stempel/cap organisasi
Papan nama organisasi
Kartu tanda anggota
Bendera
Emblim
Badge
Jas
Batik Nasional
Pasal 36
Lambang
Lambang organisasi
Ikatan Pelajar Muhammadiyah memiliki ciri;
1. Bentuk segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.
2. Ukuran satu berbanding dua.
3. Warna kuning berarti keagungan dan ketuhanan; putih berarti kesucian;
merah berarti keberanian.
4. Isi : ada lima jalur penurun. Tiga
besar dan dua jalur kecil, jalur tengah, runcing di bawah berwarna kuning;
lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna
merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar
berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.
5. Gambar matahari bersinar (berjumlah 12 sinar) yang terletak ditengah
(sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari
yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IPM adalah keluarga Muhammadiyah. Di
tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa
juga berarti Al-Qur’an yang suci (putih). Warna hijau menunjukan agar ilmu yang
didapatkan dapat mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan
ayat Al-quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “Nuun Walqalami Wa Maa
Yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artinya: Demi pena dan apa yang
dituliskannya.
6. Tulisan Al-Quran tersebut ditulis dengan menggunakan huruf Arab, warna
hitam dan merupakan semboyan IPM. Huruf IPM berwarna merah dengan kontur hitam.
Merah berarti berani serta aktif menyampaikan dakwah Islam karena IPM mengemban
tugas sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.
Pasal 37
Stempel
Stempel /Cap IPM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1. Bentuk : oval, tegak lurus
vertikal
2. Tinta : berwarna biru
3. Ukuran : garis tengah,
tinggi (panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2 cm
4. Tulisan : di tengah - tengah
lingkaran dalam tertera lambang IPM dan diatasnya terdapat kode wilayah
bersangkutan. Lingkaran luar bagian atas tertulis “Ikatan Pelajar
Muhammadiyah”. Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi
bersangkutan; misalnya, PC Duren Sawit, PD Lubuk Linggau, PW Kalimantan Selatan.
Antara tulisan bagian atas (IPM) dengan tulisan bawah (tingkat organisasi)
dipisahkan dengan tanda (*) (bintang/asterik)
Pasal 38
Papan Nama
Pimpinan dapat menggunkan papan
nama, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Bentuk; empat persegi panjang, dengan
perbandingan 4:3
2. Ukuran maksimum;
a.
Tingkat Pusat/Nasional : 200 cm
: 150 cm
b. Tingkat Wilayah/Propinsi : 180 cm : 135 cm
c.
Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten : 160 cm : 120 cm
d. Tingkat Cabang/Kacamatan :
140 cm : 105 cm
e. Tingkat Ranting/Kelompok : 120 cm : 90 cm
3.
Isi;
a.
Lambang organisasi
b. Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c.
Alamat lengkap organisasi
4. Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan
berwarna Hitam.
Pasal 39
Kartu Tanda Anggota (KTA)
Ketentuan mengenai kartu anggota
adalah sebagai berikut :
1. Bentuk :
empat persegi panjang
2. Ukuran :
panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm
3. Warna :
dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam
4. Isi
a. Muka Depan :
1) Di pojok kiri atas; lambang IPM
2) Sebelah atas; tertera “IKATAN PELAJAR MUHAMAMDIYAH” dibawahnya tertulis
“Jl. KHA. Dahlan No. 103 Yogyakarta”, dibawah alamat tertera maksud dan tujuan
IPM
3) Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 3 x 4 cm
4) Di sebelah bawah kiri Nama pemegang beserta Nomor Baku Anggota (NBA).
b. Belakang
Data pribadi anggota bersangkutan: nomor
baku anggota, nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan dan alamat.
Di bawah bagian tengah mencantumkan
tanggal dikeluarkannya Kartu
Dibawah tanggal tertulis Pimpinan Pusat
Ikatan Pelajar Muhammadiyah, yang dilanjutkan pencantuman Ketua Umum dan
Sekretris Jenderal beserta nama dan NBA.
c. Di kedua muka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Ikatan Pelajar
Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).
Pasal 40
Bendera
Ketentuan mengenai bendera
adalah sebagai berikut :
1. Bentuk :
empat persegi panjang
2. Ukuran : 120
cm x 90 cm, Lambang : 30 cm x 55 cm
3. Warna :
warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai
dengan ketentuan.
4. Jarak lambang : dari
tepi kanan dan kiri : Tengah
dari tepi atas : 10 cm
5. Jarak tulisan : dari
tepi kanan dan kiri : 10 cm
dari tepi bawah : 10 cm
dari lambang : 5 cm
6. Isi
a.
Lambang yang terletak di tengah-tengah
b. Tulisan “IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH”
Di bawah lambang
Pasal 41
Emblim
1. Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah dengan bentuk
yang telah disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah; tinggi 3,5
cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam.
2. Bentuk Emblim, perisai sebagaimana lambang IPM.
Pasal 42
Badge
1. Badge adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah yang digunakan untuk
seragam sekolah dan jas IPM.
2. Bentuk badge pada seragam sekolah berbentuk empat persegi panjang dan
terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 16 cm dan lebar 9 cm dengan warna dasar
putih. Di tengah-tengah tertera lambang IPM dengan ukuran tinggi 14 cm dan
lebar 7 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
3. Badge pada seragam bisa juga menggunakan lambang IPM yang dibordir dengan
bentuk seperti bentuk lambang IPM dan ukuran tinggi 14 cm dan lebar 7 cm.
4. Bentuk badge pada Jas IPM berbentuk lingkaran dengan lambang IPM
ditengahnya.
Pasal 43
Jas IPM
Ketentuan mengenai jas IPM
adalah sebagai berikut :
Pengertian : adalah jas khas IPM yang berlaku bagi
seluruh anggota dan
pimpinan IPM.
Warna jas : kuning (seperti warna kuning pada
bendera IPM)
Model :
berbentuk jas dengan
a.
Kerah :
terbuka
b. Bagian bawah :
setengah lingkaran
c.
Bentuk saku : luar dengan tutup datas
d. Bentuk belakang : tengah terbelah
bawah.
e. Kancing :
empat buah
Bentuk Badge : bentuk lingkaran dengan bordir
Setelan bawah : warna hitam
Pemakaian : pada waktu acara resmi.
Pasal 44
Batik IPM
Batik Nasional IPM mempunyai warna dasar
kuning atau sesuai dengan keputusan PP IPM
Batik Nasional IPM wajib dipakai minimal
1 (satu) hari disekolah-sekolah Muhammadiyah.
Batik Nasional IPM dipakai pada
acara-acara seremonial IPM.
Adapun setelah batik IPM
Ipmawan :
Celana berwarna hitam
Ipmawati :
Jilbab berwarna hitam atau kuning, dan bawahan berwarna hitam
Pasal 45
Seragam Sekolah
1. Seragam sekolah di sekolah Muhammadiyah harus menggunakan badge IPM di
saku sebelah kiri dan identitas sekolah di lengan bagian
kanan.
2. Peraturan sebagaimana point satu berlaku selain pada seragam Hizbul Wathan
dan batik IPM
3. Seragam IPM disekolah Muhammadiyah adalah batik IPM
4. Batik IPM digunakan minimal 1 (satu) kali dalam satu minggu.
BAB VIII
ADMINISTRASI KEUANGAN
Pasal 46
Pedoman Administrasi Keuangan
Pedoman
tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun secara khusus dan tersendiri
dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan
Pelajar Muhammadiyah
BAB IX
PERSIDANGAN
Pasal 47
Pengertian
Persidangan yang dimaksud adalah persidangan dalam
permusyawaratan tertinggi IPM dimasing-masing struktur.
Pasal 48
Macam Persidangan
1. Persidangan dalam permusyawaratan
dibagi menjadi dua, yaitu :
a.
Sidang Pleno, yaitu persidangan dihadiri oleh seluruh
musyawirin.
b. Sidang Komisi,
yaitu persidangan yang dihadiri oleh msyawirin
yang telah mendaftarkan diri dalam
komisi tersebut.
2. Jumlah pembagian sidang komisi
menyesuaikan struktur yang bermusyawarah
Pasal 49
Pimpinan
Sidang
1. Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan
pimpinan sidang tetap
2. Pimpinan sidang sementara terdiri dari
ketua, sekretaris, dan anggota yang dipilih dari tim materi permusyawaratan.
3. Pimpinan sidang tetap terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan anggota yang
dipilih oleh Musyawirin.
4. Hak dan
Kewajiban Pimpinan sidang sementara
a.
Kewajiban Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan
Sidang berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan ketertiban serta kelancaran
sidang
b.
Hak Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan
Sidang berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan Tata Tertib Persidangan.
2)
Pimpinan
Sidang berhak mengambil tindakan-tindakan berupa peringatan, membatasi dan
menghentikan pembicaraan serta mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3) Pimpinan Sidang berhak mengesahkan setiap
keputusan sesuai kesepakatan.
4) Memimpin persidangan hingga disahkan tata tertib tentang
pimpinan sidang tetap dan terpilihnya pimpinan sidang tetap.
5. Hak dan
Kewajiban Pimpinan sidang tetap
a.
Kewajiban Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan
Sidang berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan ketertiban serta kelancaran
sidang
b.
Hak Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan
Sidang berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan Tata Tertib Persidangan.
2)
Pimpinan
Sidang berhak mengambil tindakan-tindakan berupa peringatan, membatasi dan
menghentikan pembicaraan serta mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3) Pimpinan Sidang berhak mengesahkan setiap
keputusan sesuai kesepakatan.
Pasal 50
Ketukan Palu
1.
Satu Ketukan :
a.
Menyerahkan dan menerima pimpinan sidang
b.
Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin
per poin
c.
Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang
waktunya tidak terlalu lama yang mana peserta sidang tidak meninggalkan tempat
sidang (misalnya skor 1 X 10 menit, dll).
d.
Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru (Peninjauan Kembali).
2.
Dua Ketukan :
a.
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu
yang cukup lama (biasanya 2 X 60 menit), misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
b.
Mengesahkan setiap bahasan dalam persidangan (misalnya
satu tata tertib, dll),
3.
Tiga Ketukan :
a.
Membuka dan menutup setiap persidangan.
b.
Mengesahkan Keputusan Induk.
Pasal 51
Pengesahan
1.
Untuk mengesahkan setiap persidangan maka harus dibuat
Konsideran Sidang
2.
Konsideran sidang dibacakan sebelum pengetukan palu
tanda disahkannya sidang
3.
Format konsideran akan dijelaskan dalam lampiran yang
merupakan kesatuan dari panduan ini
Pasal 52
Quorum
Permusyawaratan dapat berlangsung tanpa
memandang jumlah yang hadir asalkan yang bersangkutan telah diundang secara sah.
BAB X
PENUTUP
Pasal 53
1. Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh
Pimpinan Pusat.
2. Pedoman ini berlaku setelah dikeluarkannya Surat Keputusan oleh Pimpinan
Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah.
